Развитие автоматизации, сетевых технологий и информационная деятельность

Решение указанных задач осуществлялось благодаря развитию автоматизированных информационных систем (АИС) и информационных технологий (ИТ), осуществляемому по следующим направлениям:

• сокращение трудозатрат за счет оптимизации средств электронного делопроизводства и интеграции между АИС ЕАПВ;
• внедрение нового функционала и форматов данных, используемых в АИС ЕАПВ;
• повышение качества информационных массивов;
• предоставление партнерам ЕАПВ и третьим лицам актуального инструментария для электронного взаимодействия с ведомством;
• развитие двустороннего информационного обмена в электронном виде;
• своевременное информирование третьих лиц об актуальных событиях и изменениях в нормативных документах;
• оперативное освещение основных событий и результатов в деятельности ЕАПВ.

Автоматизация и информационное обеспечение ЕАПВ базируется на комплексе автоматизированных информационных систем, функционирующих на основе современных программно-аппаратных средств, и сетевой инфраструктуре, обслуживающих три основные технологические цепочки:

• автоматизацию делопроизводства по евразийским заявкам и патентам;
• формирование евразийского патентно-информационного пространства;
• автоматизацию внутренних технологических процессов ЕАПВ.

Автоматизация делопроизводства по евразийским заявкам и патентам

Электронная подача евразийских заявок и электронный обмен документами

Двусторонний обмен в электронном виде с заявителями, патентовладельцами и их представителями осуществляется с использованием системы электронной подачи и электронного обмена ЕАПВ-ОНЛАЙН, интегрированной с другими АИС ЕАПВ.

Доля евразийских заявок и документов, поступающих в ЕАПВ в электронном виде, постоянно увеличивается, достигнув в 2017 году показателя 2683 заявки, что составляет более 81% от общего количества поданных заявок, а также 18656 пакетов с досылками материалов по ранее поданным заявкам (всего в электронном виде получено 87 996 документов).

В отчетном году в системе электронной подачи и электронного обмена ЕАПВ-ОНЛАЙН были реализованы средства подачи документов для заявок, по которым пользователь системы может не иметь статуса официального представителя (для случаев, предусмотренных евразийской процедурой), получили развитие средства и форматы взаимодействия с пользователями, в частности начался тестовый прием описаний к евразийским заявкам в формате MS WORD (параллельно с основными документами в формате PDF). Для сокращения количества ошибочно подаваемых документов разработаны и внедрены средства ограничения перечней документов и пошлин в зависимости от текущего статуса заявки. Также для удобства партнеров ЕАПВ из числа фирм евразийских патентных поверенных были доработаны и расширены возможности прямого взаимодействия системы ЕАПВ-ОНЛАЙН и автоматизированных систем партнеров на основе веб-сервисов.

Электронное делопроизводство и электронный документооборот по евразийским заявкам и патентам

Ведение делопроизводства по евразийским заявкам и патентам в ЕАПВ осуществляется с использованием средств административно-информационного учета операций по евразийским заявкам и патентам, в состав которых входят административно-информационная система SOPRANO (включая ряд дополнительных модулей) и комплекс статистик, реализованный на базе SAP Business Object.

Непосредственная работа с документами в электронном виде в ЕАПВ осуществляется с использованием системы электронных досье на базе ePHOENIX (СЭД ePHOENIX).

Все изменения нормативной базы, на которой основывается евразийская патентная процедура, в обязательном порядке отражаются в функционале АИС SOPRANO. Так, в отчетном году был реализован комплекс средств, обеспечивающих новые правила продления сроков рассмотрения, обеспечена возможность пакетной (массовой) обработки исходящих писем, обеспечена возможность работы с новым видом лицензионных договоров – договора коммерческой концессии.

Также в 2017 году были начаты работы по созданию и внедрению в составе АИС SOPRANO комплекса средств по работе с Совместной патентной классификацией, внедрение которой в ЕАПВ предусмотрено Меморандумом о взаимопонимании между Евразийским патентным ведомством (ЕАПВ) и Европейским патентным ведомством (ЕПВ) по вопросам Совместной патентной классификации (CПК).

Для обеспечения контроля результатов экспертизы евразийских заявок и поддержания евразийских патентов в 2017 году на основе статистических форм созданы средства контроля прохождения заявок и рассмотрения повторной корреспонденции для Управления экспертизы, а также разработан комплекс средств учета годовых пошлин за поддержание в силе евразийских патентов, действующих на территории Договаривающихся государств, и формирования соответствующей корреспонденции.

Для сокращения трудозатрат по формированию электронных досье по евразийским заявкам и патентам в тестовую эксплуатацию запущена технология автоматического сохранения и отправки исходящей корреспонденции для Управления экспертизы (EA304, EA106) и Отдела реестра евразийских патентов (R10, R50, R53, R51). В свою очередь, для повышения качества документов в СЭД ePHOENIX были разработаны средства автоматической перезагрузки некачественных описаний.

Системы АИС SOPRANO и СЭД ePHOENIX глубоко интегрированы с системой электронной подачи и электронного обмена ЕАПВ-ОНЛАЙН.

Электронная публикация евразийских патентных документов и официальных изданий

Одной из основных задач Управления патентной информации и автоматизации в 2017 году было обеспечение своевременного выпуска официальных изданий ЕАПВ, включая публикацию всех переданных описаний евразийских заявок и патентов, в том числе с учетом введенной возможности ускоренной публикации.

Значительный объем данных был обработан в части публикации полных описаний к евразийским патентам. Так, евразийских патентов было опубликовано 3282 (+ 6,4%), в среднем один патент состоит из 64 страниц. Для оптимизации работ по переводу описаний к евразийским патентам в символьно-кодированную форму был внедрен новый алгоритм распределения патентов между специалистами по оцифровке.

Постоянное увеличение объема работ по переводу описаний к патентам в символьно-кодированную форму заставляет задуматься над переходом к получению исходных материалов в требуемом формате непосредственно от заявителей, поскольку, как показывает практика, при электронной подаче заявителями эти описания готовятся, в основном, в формате MS WORD. В этой связи в 2017 году в рамках совместных проектов с фирмами патентных поверенных юридическая фирма «Городисский и партнеры» и «Papula-Nevinpat» разработаны средства загрузки в публикационные системы ЕАПВ документов, подготовленных в формате MS WORD. Соответствующие доработки также были выполнены и в смежных системах (ЕАПВ-ОНЛАЙН, АИС SOPRANO и СЭД ePHOENIX).

Помимо публикаций заявок и патентов подготовлен и выпущен Годовой отчет ЕАПВ за 2016 год объемом 2,5 уч.-изд.л.. Отчет опубликован в электронной форме на веб-портале ЕАПО.

Публикация полных описаний к евразийским заявкам и патентам осуществляется как на Евразийском сервере публикаций в формате PDF, так и в «сыром формате» (raw-data) в разделе с ограниченным доступом (в форматах XML, TIFF и PDF).

В 2017 году было принято решение о постепенном отказе от выпуска на бумаге полных описаний к евразийским патентам, которые прикладывались к патентной грамоте. Для реализации этой задачи было принято решение о размещении на патентной грамоте QR-кода, содержащего прямую ссылку на электронную публикацию евразийского патента на веб-портале ЕАПО. В прошедшем году отказ от получения полного описания на бумажном носителе осуществлялся на основании обращения патентовладельца или его представителя. Начиная с 2018 года все патентные грамоты будут передаваться патентовладельцам без приложенного полного описания с возможностью свободного просмотра описаний на Евразийском сервере публикаций на веб-портале ЕАПО.

Формирование Евразийского патентно-информационного пространства

Сопровождение и развитие веб-портала ЕАПО

Веб-портал ЕАПО является электронным ресурсом, предоставляющим пользователям Евразийской патентной системы актуальную информацию о деятельности Организации и ее Ведомства, тексты нормативных и методических документов, сведений о правовом статусе евразийских заявок и патентов, пошлинах и тарифах, включая бланки для их расчета и оформления, а также сведения о евразийских патентных поверенных.

В рамках сопровождения развития веб-портала ЕАПО в отчетном году проводились следующие работы:

• оперативное информирование обо всех изменениях в евразийской патентной процедуре;
• оперативная публикация официальных сообщений и информирование о текущих событиях из жизни ведомства;
• разработан и внедрен сервис для расчёта пошлины за продления срока ответа на запросы (уведомления) экспертизы;
• создан раздел «Закупки товаров, работ, услуг и иных объектов гражданских прав Евразийской патентной организацией»;
• обновлены редактируемые бланки заявлений и бланки расчета пошлин за различные процедурные действия;
• разработан и внедрен веб-сервис для предоставления данных о статусе евразийских заявок и патентов;
• осуществлялось регулярное обновление баз данных Реестра евразийских патентов, Реестра патентных поверенных и Евразийского сервера публикаций.

Продолжались работы по популяризации деятельности ЕАПО. Публикации об изменениях в нормативной базе и текущих событиях и результатах деятельности осуществлялись как на самом веб-портале ЕАПО, так и на страницах ЕАПО в таких социальных сетях, как FaceBook, Twitter и YouTube. В связи со значимым событием в жизни ЕАПВ – получением 50 000 заявки – был подготовлен ролик «ЕАПО: Итоги-2017», впервые переведенный не только на английский, но и на китайский язык.

Сопровождение и развитие Евразийской патентно-информационной системы

Евразийская патентно-информационная система (ЕАПАТИС) является одним из главных инструментов по обеспечению доступа к мировому фонду патентной документации для экспертов ЕАПВ и пользователей из государств-участников ЕАПК, включая как экспертов национальных патентных ведомств, так и пользователей из ведущих ВУЗов, библиотек и научно-технических центров, доступ которым к системе ЕАПАТИС предоставляется на безвозмездной основе в рамках инициативы ЕАПВ от 2011 года по содействию инновационному развитию государств-участников ЕАПК.

Поисковые массивы ЕАПАТИС постоянно пополняются как на основе текущих поступлений, так и за счет расширения коллекций патентной документации. Начиная с 2012 года на основании решения Административного совета и Соглашений с НПВ о предоставлении доступа к ЕАПАТИС библиотекам, ведущим ВУЗам и научно-техническим центрам к системе подключено более 160 организаций (больше половины – из России).

Существенно увеличился объем ссылочной документации, подбираемой для Управления экспертизы с использованием ЕАПАТИС (подсистема Search Report Processing – SRP). Данное увеличение связано с расширением перечня категорий ссылочных документов, по которым осуществляется подбор материалов в режиме «по умолчанию». Подбор патентной документации осуществляется на основе фондов ЕАПАТИС или информационно-поисковых систем, находящихся в открытом доступе (PatentScope, espacenet и др.). Подбор непатентной литературы осуществляется в сети Интернет или в платных базах данных, преимущественно российских. Значительную часть непатентной литературы удается подбирать в открытых источниках или в собственных электронных фондах, сокращая тем самым затраты ведомства на пользование коммерческими базами данных и повышая общий уровень информационного обеспечения экспертизы.

В рамках сотрудничества с Роспатентом ЕАПВ был предоставлен доступ к информационо-поисковой системе PatSearch с пяти рабочих мест в локальной сети.

Информационно-техническое сотрудничество

В рамках информационно-технического сотрудничества, направленного, прежде всего, на поддержку национальных патентных ведомств государств-участников ЕАПК, проводились работы по следующим направлениям:

• поддержка выделенных каналов доступа в Интернет, а также услуг доступа в Интернет в патентных ведомствах государств-участников ЕАПК;
• участие в совместных информационных проектах;
• участие в международном обмене патентной документацией.

Одним из наиболее значимых для многих ведомств является проект по поддержке выделенных линий связи для доступа в Интернет, а также услуг доступа в Интернет в патентных ведомствах государств-участников ЕАПК.

В 2017 году обеспечено предоставление доступа к сети Интернет по выделенным линиям для национальных патентных ведомств государств-участников ЕАПК, основанного на принципе обеспечения равнозначных условий доступа для всех
стран - участниц проекта. Основным подходом при выполнении проекта подключения по выделенным линиям было предоставление равных технических возможностей для всех ведомств с учетом различного уровня развития национальных сетевых инфраструктур и административно-законодательных особенностей государств-участников ЕАПК.

В рамках совместных информационных проектов ЕАПВ является участником процесса выпуска регионального патентно-информационного продукта – диска «CISPATENT». В рамках этого проекта в ФГУ «ФИПС» направляются описания к евразийским патентам, а также обеспечивается финансирование участия в проекте национальных патентных ведомств государств-участников ЕАПК. Также ЕАПВ поддерживает базу данных «CISPATENT» в составе ЕАПАТИС, которая используется в связке с информацией, публикуемой на оптических дисках.

Еще одним направлением сотрудничества является сопровождение ЕАПВ информационной технологии и средств подготовки и выпуска электронного бюллетеня, созданных на основе средств, используемых в ЕАПВ, и адаптированных для выпуска электронных изданий в патентных ведомствах Азербайджанской Республики, Республики Казахстан и Республики Таджикистан.

В рамках системы международного обмена патентной документацией, участником которой является ЕАПО, полные описания к евразийским заявкам и патентам, а также официальный бюллетень представляются 52 государствам и международным патентным организациям. С 2017 года предоставление данных осуществляется в виде информационных массивов, выкладываемых на защищенных ресурсах в формате электронных образов оптических дисков, а также в формате «сырых данных» (raw data).

Также в 2017 году началось распространение ретроспективного массива евразийских патентных документов публикационного качества. Данные распространяются в рамках международного обмена с патентными ведомствами, но могут быть приобретены и заинтересованными коммерческими провайдерами.

Автоматизация внутренних технологических процессов ЕАПВ

Информационное обеспечение внутренних технологических процессов ЕАПВ осуществляется с использованием внутреннего сайта ЕАПВ, автоматизированной системы общего делопроизводства (АСОД) на базе CompanyMedia, программного комплекса «Парус-Предприятие 8», справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

Внутренний сайт ЕАПВ

Внутренний сайт ЕАПВ предназначен для максимально полного и оперативного информирования служащих ЕАПВ о текущих событиях из жизни Ведомства и показателях развития (статистическая информация), предоставления доступа к нормативно-методической документации и справочной информации, электронной библиотеке, архиву регламентирующих документов и внутреннему реестру евразийских патентов. Значительный объем текущего информационного обмена осуществляется с использованием внутреннего форума, позволяющего оперировать персонифицированной информацией и предоставляющего пользователям автоматизированных систем ЕАПВ механизм обратной связи для оформления запросов по развитию систем и устранению нештатных ситуаций.

Поддержка лицензионных продуктов, обеспечивающих хозяйственно-финансовую и учетную деятельность ЕАПВ, и расширение сферы их использования

Для обеспечения хозяйственно-финансовой деятельности, задач кадрового учета и ведения общего делопроизводства в ЕАПВ внедрены и используются различные системы, такие как система автоматизации системы общего делопроизводства (АСОД) на базе CompanyMedia, программный комплекс «Парус-Предприятие 8», справочно-правовая система «КонсультантПлюс».

В 2017 году все системы функционировали в штатном режиме, их обслуживание обеспечивалось как компаниями-подрядчиками в рамках договоров по техническому обслуживанию, так и штатными служащими ЕАПВ.

С использованием АСОД в ЕАПВ обеспечивается электронный документооборот по всем документам, не относящимся к евразийским заявкам и патентам. Система позволяет обеспечивать регистрацию документов, их распределение и доставку исполнителям, ввод резолюций и поручений, а также контроль их исполнения.

В рамках развития АСОД в 2017 году было отсканировано и загружено в информационные массивы системы около 2000 документов актуальной ретроспективы договоров.

В 2017 году начались работы по практической реализации задачи автоматизации процесса бюджетирования. Для формирования корректных данных о доходной части бюджета ЕАПО разработаны средства выгрузки данных о поступивших пошлинах и тарифах из АИС Soprano в систему «Парус-Предприятие 8», что позволит повысить оперативность получения информации финансовыми подразделениями ЕАПВ, а также сократить трудозатраты и уменьшить количество ошибок на этапе ввода данных.

Обеспечение информационной безопасности

В 2017 продолжены работы по развитию и повышению эффективности процессов обеспечения управления информационной безопасностью в отношении всех основных направлений деятельности организации, что позволило обеспечить реализацию мероприятий по повышению защищенности информационных ресурсов ЕАПВ в соответствии с установленными приоритетами защиты. Обеспечено своевременное реагирование на инциденты информационной безопасности, проведение экстренных корректирующих мероприятий.

Обеспечено дальнейшее развитие информационной безопасности в части технической защиты единой информационной инфраструктуры ЕАПВ в соответствии с Программой развития ЕАПО на 2017-2021 гг.